– Hay personas que cuando trabajan en grupo son muy
buenos, pero cuando les toca liderizarlos, terminan rompiendo
relaciones, y nadie los quiere como líderes.
Capítulo 2:
Empresa. Manual de
procedimiento. Organización
2 – Manual de
Procedimiento
Tener un Manual es uno de los principios
fundamentales para toda empresa, sobre todo cuando cuenta con
una gran variedad de cargos, departamentos, funciones y
equipos de trabajos distintos, variados y, sobretodo,
eminentemente importantes tanto individualmente como
integralmente.
Los manuales, llenan todos los requisitos para ser
útiles dentro de la empresa:
– Garantiza que cada quien conozca la visión, misión, y
objetivos
tanto generales como específicos de cada departamento.
– Garantiza que cada quien conozca las generalidades del cargo
que le corresponde; sus funciones, sus derechos, sus deberes, sus
escalas de responsabilidades, y los requisitos que deben llenarse
para poder optar
por un determinado cargo.
– Garantiza que cada quien conozca bien sus atribuciones, sin
pasar por encima de las atribuciones que le corresponde a cada
quien.
– Garantiza que cada quien conozca qué
personal debe ser respetado aun por encima de sí
mismo.- Garantiza que cada líder
sepa bien qué es lo que debe desarrollar, esperar y cuidar
en su equipo de trabajo.- Garantiza que cada quien conozca
bien sus funciones, y reconozca las limitaciones
correspondientes.- Garantiza que todos tengan acceso a la misma
información, y nadie tenga la oportunidad
de trabajar a su gusto, apoyándose en excusas de que es
porque creía, pensaba, se imaginaba, sino que sepa muy
bien cómo debe ser la correcta ejecución de sus
funciones.
Cada empresa puede
elaborar su manual, o variedad de manuales dentro
de su empresa, que llenen realmente las expectativas acerca de lo
que espera que sea el trabajo y
el funcionamiento de la
organización en general, de cada equipo, y de cada
miembro de cada grupo de trabajo.Las
empresas que no tienen manuales, muchas veces se
rigen a base de la improvisación mecánica, en la que cada cual ejecuta una
decisión dependiendo de las circunstancias, las personas,
las ideas que se les vienen a la mente de pronto; y todo esto
ocurre sin ser planeado.
Pero esta forma de trabajo decae en una gran
variedad de factores molestos que no permiten avanzar sino,
más bien, cometer errores muy básicos en la
ejecución de decisiones. Muchas veces una de las
consecuencias más graves de esta situación es que
también La Rotación de Personal se
hace al azar y sin tener una medida especifica que permita
conocer que esa Rotación es realmente eficaz, más
bien la rotación de personal se ha convertido en
una rotación basada en percepciones subjetivas de quienes
creemos mejores para algo y a quienes no nos gustaría que
estén en un determinado lugar; peor aun cuando estas
posturas están sustentadas en lo que sentimos
personalmente hacia la gente: si nos caen bien, o no nos agradan
como personas.
Un manual debería estar estructurado de
una manera tal que nos permita verificar en él unas
constantes y reiteradas consideraciones al respecto, que nos
permitan, a su vez, juzgar, estudiar, analizar y poner en justo
juicio, quiénes son las personas que son aptas para asumir
un determinado compromiso, y quienes no. Cuando asumimos una
postura general que no comprometa la integridad moral de la
persona que
ejecuta la rotación del personal, también
estamos asumiendo riesgos, pero
tenemos bases legales que sustentan tal acción,
a diferencia de cuando se improvisa y se asumen posturas acerca
de alguien sin base legal que sustente nuestra toma de
decisión. En este caso, la persona que toma la
decisión queda totalmente indefensa ante el
personal por no saber cómo defender su manera de
hacer el trabajo.
Capítulo 3:
Relaciones laborales.
Manual de entrenamiento empresa
3 – Manual de Entrenamiento
Tener manuales de Procedimientos no es sólo la
única útil opción que tenemos a la hora de
realizar una Rotación de Personal; también
es importante que exista dentro de la compañía
guías practicas que no solamente nos hablen acerca de que
cosas nos corresponde hacer y cuáles son los requisitos,
sino que, más aún, nos proporcione herramientas
para conocer cómo hacer mucho mejor nuestro trabajo.
Contar con este tipo de Manual nos permite dentro de la
Compañía manejar dos situaciones distintas pero que
se enriquecen entre sí:
1.- Cada entrenante necesita tener una herramienta que le
permita orientarse acerca de qué cosas debe enseñar
a sus aprendices, pero, sobre todo, cómo, cuándo,
por qué, en cuánto tiempo, y,
entre otras cosas, conocer también en qué orden de
prioridades debería de enseñarlas.
2.- Cada aprendiz dentro de la Empresa puede tener una
guía de estudio que le ayudará a integrarse
más rápidamente a su nuevo grupo de trabajo,
y que no solamente cuente con la información adecuada,
sino con el entrenante adecuado, que sabe cómo facilitarle
las herramientas de aprendizaje.
Estos manuales nos permiten mejorar y
acrecentar la calidad de trabajo en todos los
ámbitos:
– La calidad de trabajo de la
Organización – La calidad de trabajo del
Grupo
– La calidad de trabajo del
Líder del grupo y/o entrenante
– La calidad de trabajo del nuevo
integrante del equipo
Estos manuales, también nos
permiten mejorar la calidad de las
relaciones de trabajo:
– La calidad de las Relaciones de trabajo
entre la Empresa y el Equipo de trabajo
– La calidad de las Relaciones de trabajo
entre el Líder y su respectivo equipo del
trabajo
– La calidad de las Relaciones de trabajo
entre el Equipo de trabajo y el nuevo integrante
Estos manuales también nos permiten
mejorar la calidad de la Información que se maneja:
– La calidad de la información que debe
poseer la Empresa
– La calidad de la información que debe
poseer el líder de cada equipo
– La calidad de la información que debe
poseer cada equipo de trabajo
– La calidad de la información que debe
poseer el entrenante
– La calidad de la información que debe
poseer e incrementar el nuevo aprendiz
Como podemos ver, este tipo de manuales son muy
útiles para toda empresa, y es complementario al
manual de Procedimiento, como lo puede ser cualquier otro
recurso que maneje la empresa para
poder mantener un máximo nivel de Rendimiento y
Productividad.
Capítulo 4:
Empleados. Escala de
posiciones en la empresa
4 – Escala de
Posiciones en la empresa
Cuando una Empresa tiene una escala de
Posiciones, es vital que las haga conocer a todos sus
empleados, desde los más antiguos hasta los
más nuevos integrantes de dicha empresa.Establecer y
publicar esta escala de Posiciones, les permitirá a
todos:
– Saber en qué escenario de la empresa
está parado.- Cuales son los personajes principales de
dicha empresa.- Quienes son las personas de máxima
autoridad.-
Quienes son las personas que siguen detrás de otros, en
dicha escala de posiciones.
– Poder visualizar, también, a dónde le
gustaría llegar si su rendimiento dentro de la
empresa llegara a ser desarrollado según su
máximo potencial.
– Permitiría que cuando una persona sea rotada de un
lugar a otro, conozca bien cuál es el nivel de importancia
de este cambio y que
tan significativo es dicho papel que deberá desarrollar
dentro de la empresa.
– Permitirá conocer a cada persona que hay puestos
superiores que pueden ser alcanzados, pero saber que debe
destacarse en el área en que labora en la actualidad para
poder optar por nuevos cargos.
– Permitirá que cada quien se autoevalúe y
examine para comprobar si realmente llena los requisitos que se
ameritan para optar por una nueva responsabilidad dentro de la
empresa.
Hay muchísimas empresas que tienen esta
escala de posiciones, pero no siempre es una escala igual
para todas las empresas, hay
escalas de posiciones en determinadas empresas que
son muy rígidas y nadie puede siquiera soñar con
algún día llegar a ser un jefe en algún
departamento porque esta empresa no permite a nadie subir en la
escala de posiciones. Simplemente cada empleado asume un cargo y
si es bueno su rendimiento y desenvolvimiento puede mantenerse al
frente de ese cargo por el resto de su vida.
Otras empresas son más abiertas a la idea de
innovar y mejorar su desenvolvimiento a través de una
Dinámica Rotación de
Personal. No todas las empresas tienen el mismo ciclo de
rotación, algunas lo harán anualmente,
mensualmente, o en algún período que les resulte
importante y significativo, pero lo importante en este tema que
estamos abordando no es qué tan frecuentemente se hace una
Rotación de Personal dentro de la
compañía, sino cómo se logra, y bajo cuales
principios se
basa tal decisión.
Para ello, es importante, que la empresa haga conocer a todos
sus empleados, la importancia de la Rotación de
Personal para su organización, los requisitos
que se deben cubrir, las expectativas de la empresa, y la labor
que debe llevar a cabo todo personal, para que este proceso de
Rotación sea efectivo.
Exponer el concepto que se
tiene en la Organización acerca de La
Rotación de Personal, y cuáles son las
causas por los cuales la compañía ve necesario
aplicarla es un punto importante, además de expresar
cuáles son los intereses que puede aprovechar cada
empleado cuando se realiza este tipo de decisiones, y ver en
qué les afecta y en qué los beneficia.
Es importante, también, que la empresa manifieste
cuáles son los requisitos que debe llenar el personal para
poder gozar de dicho beneficio, y cómo puede afrontar este
cambio al que será sometido a través de estas
decisiones.
Mientras mayor sea la cantidad y la calidad de
información que maneje la empresa, los jefes
de departamentos, cada equipo de trabajo, y cada
empleado, mejor será el procedimiento.
Capítulo 5:
El empleado y su
desarrollo en la empresa
5 – Desenvolvimiento de cada empleado
La Comunicación y la Información
juegan un papel fundamental en una empresa, en todas las
áreas de su desarrollo. En
cuanto a la Rotación del Personal, es importante
mantener informado a todo el personal en todos los aspectos
concernientes. Uno de los puntos importantes que deben ser
tomados muy en cuenta es el del desenvolvimiento de cada
empleado.
Cuando dentro de la Compañía todos saben
quién es el empleado del mes, el empleado
que más vende, el empleado que más tiempo
tiene dentro de la compañía, el empleado que
más se destaca en una determinada cosa, etc. para el
momento de la Rotación de personal, no habrá
sorpresas para nadie, porque simplemente ya las personas lo
veían llegar, esto hace que cuando se dé el
cambio de personal no haya desajuste emocional, desacuerdo
y confusión, entre otras cosas.
La Rivalidad en todas las relaciones personales siempre
va a existir, pero cuando una rotación está
sustentada sobre una base, acerca de qué empleado destaca
y cuál no, la rivalidad, aunque exista, debe mantenerse
respetuosa de tal situación porque no tiene base legal
para defender sus intereses personales y egocéntricos.
Además, la persona que va a ser promovida tiene una
imagen de
sí mismo más realista, que está basada en
cuanto a su desenvolvimiento y no a una duda acerca de que su
ascenso está basado sobre una preferencia injusta hacia su
persona, y, a la vez, no se sienta presionada e incapaz para
asumir tal responsabilidad, sino que se pueda sentir un poco
más seguro de
sí mismo.
Cuando el Desenvolvimiento de cada empleado está
expuesto ante todos, siempre, se quiera o no, surge una
competitividad en el ambiente que
genera una forma a veces sana y a veces no sana de intentar
superar a los otros para recibir una promoción. Esta competitividad, muchas veces deteriora las
relaciones si la empresa no asume el deber de orientarles
en el proceso, y de corregir los comportamientos antes de que
estos sumen sus efectos perjudiciales.
Por otra parte, la persona que se está destacando,
muchas veces puede sufrir una metamorfosis, es decir, un cambio
de comportamiento
desde el momento en que se descubre como una persona destacada, y
puede empezar a herir a sus compañeros con acciones
minimizando a los demás, sobreponiéndose por encima
de los otros, e, incluso, tratando de liderizarlos sin tener un
cargo que le apruebe tal actitud.
No todos los grupos
actúan de este modo, ni todos los candidatos a
promoción actúan de la misma manera, pero esto
siempre puede ser una advertencia útil para tomar en
cuenta cuando la empresa está promoviendo el
desenvolvimiento de sus empleados.
Muchas veces, en el momento en que el empleado es
públicamente valorizado ante el grupo, inicialmente el
grupo se siente orgulloso de él y la persona se siente
aprobada por su grupo, y esto impide que haya luego una rivalidad
entre todos.
También se da la situación de que, tal vez, al
momento de que un empleado es altamente valorizado delante
de sus compañeros no se visualiza rivalidad en ese
instante, pero todo se manifiesta después que el
empleado ha sido promovido, y es allí cuando cada
quien aflora su verdaderas intenciones ocultas.
Para todo esto, la empresa debe estar preparada en cada una de
las situaciones y limitantes dentro de la
organización.
Capítulo 6:
Empresa. Recursos
educativos para empleados
6 – Medios de
Instrucción Externos para personal de empresa
Los Recursos Educativos de los que puede disponer una
empresa, son muchos, y puede tener acceso a ellos de
diferentes maneras y posibilidades. Aquí citaremos algunos
de los medios disponibles más comunes con los que puede
contar una empresa:
1.- Empleados con Carreras Universitarias concluidas.
Los empleados que han sido graduados de alguna carrera que
complementa sus funciones dentro de la empresa, siempre
tienen recursos tales
como guías de estudios acerca de asuntos que competen a la
empresa y pueden contribuir para ser una fuente de
información, para capacitar a otros
empleados.
2.- Cursos, Talleres y Seminarios de Instituciones,
que ofrecen servicios a
las empresas para prestar capacitación a los
empleados. Este tipo de empresas pueden llevar un
completo kit de cursos que pueden ayudar a los empleados a
conocer mejor su trabajo.
3.- Permitir a los empleados la culminación de
sus estudios. Cuando los empleados se preparan
académicamente, se abre un mundo de posibilidades para
ellos y para la empresa, ya que a través de sus estudios
los empleados adquieren destrezas básicas que pueden
incluir en su record laboral, pueden
autocapacitarse y ayudar a capacitar a otros, y además
pueden desarrollar nuevas ideas dentro de la empresa.
4.- Pagar matriculas para estudiar cursos a los empleados
de excelencia. Muchos empleados desean estudiar y prepararse,
y saben que tienen un gran potencial, pero no cuentan con los
recursos económicos para poder concretar esos
estudios. Si la empresa asume estos gastos, aquello
puede convertirse en una valiosa inversión para un empleado que tiene
mucho que dar dentro de la empresa, pero que le falta
herramientas.
5.- Investigar en Internet. Internet se ha
convertido en el principal medio de información a nivel
mundial, allí podemos conseguir variada y valiosa
información acerca de todos los temas importantes que
desee investigar la empresa. Podemos conseguir información
online, documentos para
descargar e imprimir, cursos gratuitos o pagos, videos y
audio.
6.- Elaboración de materiales
didácticos a través de aportes de los
líderes de la empresa. Los líderes de la
empresa muchas veces tienen ideas que pueden aportar y se
pueden plasmar todas para lograr elaborar una guía que les
ayude a consolidar todos los conocimientos en un documento
accesible al conjunto de los empleados,
supervisores, ejecutivos y líderes en
general. Esto le permitiría a la empresa contar con sus
propios manuales de entrenamiento y manuales de
Capacitación.
Todos estas formas de obtener conocimientos indispensables
apara todos, pueden plasmarse en reuniones de los ejecutivos
de la empresa, y seleccionar las mejores opciones.
NOTA: Con este capítulo hemos llegado al final del
curso.
Autor:
Maria de los A. Pérez
Fecha publicación: 24/08/2009
 Página anterior | Volver al principio del trabajo | Página siguiente  |